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データ保護方針

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欧州連合(以下「EU」といいます。)においてYAMAGATA DESIGN RESORT株式会社に代理されるSHONAI HOTEL SUIDEN TERRASSE(以下「当社」といいます。)は、プライバシーの保護を重視しております。

当社は、EUに所在する全ての個人に関する情報(以下「個人データ」といいます。)を、かかる個人が当社ウェブサイトから又は他の方法により当社のSHONAI HOTEL SUIDEN TERRASSE(以下「ホテル」といいます。)の客室を予約する際及び宿泊客として保護すること、並びに個人データを以下の規定、2016年4月27日付EU一般データ保護規則第2016/679号(以下「GDPR」といいます。)及び個人データの保護に関する他の適用規則に従って処理することを約束します。

当社におけるお客様の個人データ保護の取組みの一環として、本データ保護方針では、以下の事項を説明いたします。

・お客様に関して当社が収集及び処理する個人データ
・当社がお客様の個人データを収集及び処理する理由、方法、期間及び法的根拠
・お客様の個人データにアクセスできる者及び場所
・お客様の個人データの処理に関する決定を行う法人(以下「管理者」といいます。)としての当社の役目
・かかる処理に関係するお客様の権利及び当社の義務

1. 当社が収集及び処理する個人データの種類
当社は、お客様に関する以下の個人データを収集及び処理いたします。
・身元確認情報(氏名、性別、会社名、電子メールアドレス、自宅/会社住所、固定及び携帯電話番号、生年月日、出生地、写真、国籍、パスポート、ビザ情報等)
・ホテルのご予約及びご宿泊に関する情報(ご到着日、ご出発日、ご宿泊人数とご関係、ご宿泊中にご注文いただいた商品とサービス、特別なご要望、客室やご退室のご選択を含むお客様が選択されたサービスの監視、より一般的にはお客様と当社の間のやり取り等)
・決済情報(決済方法、クレジットカード番号、口座情報等)
・特別なご要望にお応えするために必要な情報(お食事の条件、特別な宿泊設備の手配を必要とする健康状態、シャトルのご予約等)
・マーケティング関連情報(調査結果、当社のプロモーション目的の提供に対するご回答に含まれる情報等)
・旅行代理店や予約仲介業者といった当社の取引相手である第三者から提供される情報(注文時刻、注文場所等)
当社ウェブサイトを通じて、当社は、以下の個人データも収集及び処理いたします。
・電子的身元確認データ(ユーザーアカウントとパスワード、装置識別子、IPアドレス等)
・クッキーにより収集される技術情報(ブラウザとオペレーティングシステムの種類とバージョン、接続された装置の種類、訪問されたページに関する情報、検索された情報、当社ウェブサイトを閲覧された時間、当社ウェブサイトへアクセスされた時刻と地域/国、特定の時間に当社ウェブサイトを閲覧していたユーザー数、登録することなく当社ウェブサイトを去ったユーザーの割合、当社ウェブサイト上の閲覧体験に関する他の統計等)
・当社ウェブサイト上でのお客様の選択に関する情報
当該情報は、お客様から、お客様の勤務先である法人から(お客様の雇用主がお客様のために客室を予約なさる場合等)又はお客様のために予約を行う第三者(お客様の地域の旅行代理店、Booking.comやExpediaといったオンライン旅行代理店等)から直接提供されるものです。

法律によって許可される範囲で、当社は、お食事又は障がいに関する条件に由来する健康に関するデータ等のいわゆるセンシティブデータも処理することがあります。当社は、お客様のご要望にお応えするために厳密に要求されたとおりに、かつ、お客様の事前承諾がある場合にのみその様にいたします。その場合、データは、法定又は契約上の秘密保持義務を負う当社の代表者の責任の下でのみアクセス及び処理されます。

お客様に関する個人データが(当社ウェブサイト上の標準フォームの使用等により)収集される際、当社は、かかるデータのご提供が必須であるか否かを(アスタリスク等で)表示し、また、要求された個人データの提供を拒絶した場合の影響を表示いたします。

2. 当社が個人データを処理する法的根拠及び目的
2.1.処理にあたっての法的根拠
当社は、ご提供いただいたお客様の個人データを以下のいずれかの場合にのみ処理いたします。
・当社の法令上の義務を遵守するためにかかる処理が必要な場合
・お客様に対する当社の契約上の義務を履行するため又はお客様のご要望に応じて仮契約上の手続を行うためにかかる処理が必要な場合
・当社がお客様の事前承諾を得た場合
・お客様の重要な利益を保護するためにかかる処理が必要な場合
・お客様ご自身の利益又は基本的な権利及び自由に優先されない範囲で当社の適法な利益のためにかかる処理が必要な場合
お客様の個人データの処理に関して、当社の適法な利益とは以下を指します。
- 費用対効果の高いサービス(第三者サプライヤーによって運営されるプラットフォームの使用等)から利益を得ること
- 詐欺又は犯罪活動、当社ウェブサイト並びに当社のITシステム、アーキテクチャ及びネットワークのセキュリティの悪用を防止すること
- 当社の企業及び社会的責任の目標を達成すること

2.2.お客様の個人データを処理する目的
当社は、お客様の個人データを、特定の目的のために、かつ当該目的の達成に関連する範囲でのみ処理いたします。具体的には、以下の目的のために処理いたします。
・当社の顧客の管理を行うため
・お客様のホテルのご予約及びそれに対応するご宿泊の準備に関連する業務を実行し、より良い又はより一層お客様に合うサービスを提供するため
・ホテル宿泊設備並びに他の商品及びサービスの提供及び料金請求を行うため、並びにお客様のためのサービス(レストラン、送迎サービス等)を促進するため
・お客様又はお客様のご旅行手配に従事する方(旅行代理店、団体旅行主催者、お客様の雇用主等)及び業者(クレジットカード会社、航空会社、第三者ロイヤルティプログラム等)に対する契約上の義務を履行するため
・スタッフ、宿泊客及び他の訪問者の安全及びセキュリティを備えるため
・当社のIT資源(インフラ管理、事業継続等)を管理するため
・当社のアーカイブ化及び記録を管理するため
・当社の活動を追跡(売上、呼数、当社ウェブサイトの訪問者数の測定等)するため
・当社ウェブサイト上の閲覧体験を改善するため
・請求書送付のため
・顧客及び非顧客の調査、統計並びに実験により当社の既存サービス(又は開発中のサービス)を改善するため
・当社の経済的利益を守るため
・法的要件を遵守して公的又は司法機関からの正式な要求に応じるため
・より一般的には、お客様のホテルのご予約及びご宿泊に関連する当社の法律上、会計上及び納税の義務を遵守するため
・お客様からご提供いただいた電子メールアドレスがある場合は、そちらを使用して、お客様にご興味を持っていただけそうな当社の商品、特別なご提案及び情報に関するプロモーション目的の電子メールを定期的に送付するため
・当社又はホテルがかかわる合併及び買収並びに他の投資又は投資引揚げを行うため

3.個人データのアクセス権者及び共有先
3.1.当社グループ内
当社は、当社の関連会社に個人データを移転することがあります。かかる関連会社は、個別の独立した管理者として行為すること又は当社を代理して及び当社の要求に応じてお客様の個人データを処理する(この場合、処理者として行為する)ことがあります。いかなる場合も、個人データは、第2.2条に記載された目的のためにのみ処理されます。

3.2.当社グループ外
当社は、第2.2条に記載された目的を当社を代理して達成するために処理者として行為する第三者に対して、当該第三者が当社からの指示を遂行するために必要な範囲で、個人データを移転することもあります。当社は、商業用途のために当該第三者に個人データを移転することはありません。
かかる第三者には、当社の事業活動に関連する当社の(IT)システム、クラウドサービス、データセンター及びデータベース提供業者、ウェブサイト提供業者及びコンサルタントが含まれます。
処理者として、当該第三者は、お客様の個人データにアクセスする前に、GDPRに従ってお客様の個人データを処理するために、当社との間で契約を締結しなければなりません。
必要な場合、当社は、お客様の個人データを以下の者に移転することもあります。
・当社が、お客様の個人データの処理に関連する当社のいずれかの権利又は義務を、契約上譲渡又は更改する第三者
・適用法令又は国内若しくは国際公的若しくは司法機関の要求に応じて、法令を遵守するために、当社がお客様の個人データを移転しなければならない場合、国内又は国際公的又は司法機関
上記の取得者は、どちらも管理者として行為します。

3.3.欧州経済領域外への移転
第3.1条及び第3.2条に記載された当社グループ内外に移転される個人データは、欧州経済領域(以下「EEA」といいます。)(すなわち、EU加盟国並びにアイスランド、リヒテンシュタイン及びノルウェー)外の国で処理されます。具体的には、お客様の個人データは、日本へ移転されることとなり、また、上記第3.1条及び第3.2条に記載された取得者が所在する他の国へ移転されることがあります。
お客様の個人データが、適切な個人データ保護水準を提供する国としてEU委員会が認知していないEEA外の国へ移転される場合、当社は、法律により要求される保護措置を講じるか又は関連する法的効果減殺に依拠して、かかる移転が適用法を遵守して遂行されることを確保いたします。
かかる保護措置には、移転される個人データに必要な保護水準を確保するためにかかる移転の前にEU委員会が承認した標準的契約条項を締結することが含まれることがあります。
お客様は、下記のお客様の権利を行使することにより、この点に関して追加情報を要求し、該当する保護措置の写しを取得することができます。

4.当社がお客様のデータを保存する期間
当社は、お客様の個人データを、その収集目的を果たすため及び当社の法令上の義務を遵守するために必要な期間のみ保有し、その後、お客様の個人データは、当社のシステムから速やかに消去されます。上記にかかわらず、お客様の個人データが紛争の文脈において処理される場合、それは、(i)友好的解決に至るまで、(ii)最終審の判決が下される若しくは執行されるまで、又は(iii)請求が時効となるまで削除されません。
また、当社は、お客様が当社ウェブサイトを訪問してから3年間、当社ウェブサイトの運用の枠組みにおいて収集されたお客様の個人データを保有いたします。

5.当社による当社ウェブサイト上でのクッキーの使用
クッキーとは、当社ウェブサイトをご訪問いただいた際にお客様のコンピュータに送信される小さなテキストファイルです。当社は、上記の目的のために、本方針に従ってクッキーを使用いたします。
当社は、お客様がアクセスなさった当社ウェブサイトのページの特定及び記録、第1条に詳述された情報の収集並びに当社ウェブサイト上のお客様の閲覧体験の改善のために第三者分析クッキー(すなわち、当社ウェブサイトの統計を追跡するクッキー)を使用いたします。
当社は、個人を追跡又は特定するためにクッキーを使用することはありません。クッキーにより生成された個人データは、匿名化された形式により、かつ、下記のかかるデータ処理に対するお客様の異議権に服して収集されます。
クッキーにより収集されたデータは、該当するユーザーによる当社ウェブサイトの最後の利用から最長3年間間当社のシステムに残され、その後当該システムから消去されます。
クッキーが送信された時にお客様へ通知が送られるよう、ご自身のブラウザ設定を変更できることにご留意ください。クッキーを受け取りたくない場合は、ご自身のブラウザの関連設定を有効化することにより、あらゆるクッキーを拒絶することもできます。最終的には、既に設定されたクッキーを削除することもできます。ただし、クッキーをブロックすることにより、当社ウェブサイトの一部機能又はご自身の閲覧体験に影響が生じ得ることにご留意ください。
お客様のデバイス上でのクッキーの管理方法に関する詳細は、ご自身のブラウザのヘルプ機能をご参照いただくか、多種多様なブラウザ上でクッキーを管理する方法について総合的な情報が掲載されているhttp://www.aboutcookies.org(外部リンク)をご訪問いただきますようお願いいたします。

6.お客様の権利及びその行使方法
6.1.お客様の権利
法律に定められた制限の範囲内で、法律に定められた条件に基づき、お客様は、以下の権利を有します。
・当社が処理したお客様の個人データにアクセスし、その写しを取得する権利
・その修正又は更新を要求する権利
・お客様の個人データの抹消を要求する権利
・お客様の個人データの処理の制限を要求する権利
・当社がお客様の承諾に基づいてお客様の個人データを処理する場合、お客様の承諾を撤回する権利(かかる撤回は、従前の処理の適法性に影響を及ぼしません。)
・お客様の個人データの処理に異議を唱える権利
お客様の個人データの可搬性を要求する権利(すなわち、構造化された、一般的に使用される、機械可読の形式により当社へご提供いただいた個人データを取得する権利及び/又はご自身の秘密保持義務の遵守に服して第三者へのかかる個人データの送信を要求する権利)

6.2.お客様の権利の行使
上記の権利を行使するために、お客様は、身元確認用のお客様の身分証明書又はパスポートのスキャン/写しと共にinfo_st@yamagata-design.com電子メールで要求を送信することができます。当社は、適用法に従って対応いたします。
当社によるお客様の個人データ処理方法にご不満がございましたら、お知らせください。お客様のご懸念について当社で調査いたします。
お客様は、管轄データ保護当局に苦情を申し立てる権利も有します。

7.本方針の更新
本方針は、修正される可能性があります。本方針に記載されたお客様の個人データの処理に関する今後の変更又は追加は、適切な手段(当社が通常お客様に連絡を差し上げる手段によります。)でお客様へ通知されます。

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